Сколько времени хранят документацию
Сроки хранения установлены отдельно для каждого вида документов.
Они бывают:
- постоянными – сюда относятся все бумаги, связанные с работой компании;
- временными – менее 10 лет – это бумаги, в которых нет особо ценной информации;
- длительными – более 50 лет – бумаги, касающиеся персонала (личные дела, личные карточки сотрудников, трудовые договоры), историческая справка ООО.
Длительность хранения определяется исходя из того времени, когда документ был использован последний раз, а не от даты его создания.
Что касается документов, для которых сроки хранения не определены, то их целесообразно хранить не более 3 лет. К таким относятся, например, графики отпусков, бумаги о трудовой дисциплине. Такое время выбрано не случайно: оно связано со «стандартным» периодом исковой давности.
Некоторые документы хранят не больше года: к таким относятся, например, документы о покупке канцелярских товаров, проездных документов, чеки об оплате гостиничных номеров для сотрудников на период их командировок.
Установлением сроков хранения обычно занимается специальная комиссия, в состав которой часто привлекают сотрудников архива – они смогут точно определить, сколько времени должен сохраняться тот или иной документ.
Бумаги, срок хранения которых вышел, или те, что носят личный характер допускается уничтожить, но сделать это можно только по решению ликвидационной комиссии.
Читайте также о том, как уволить директора при ликвидации ООО
Какие документы остаются после ликвидации предприятия
Конкретного списка бумаг нет.
Но все зависит от того:
- как долго работала компания: если она существовала 20 лет, то за это время бумаг накопится много, а если всего 3 года – значительно меньше;
- были ли в ней наемные работники;
- каким видом деятельности занималось предприятие.
Чаще всего после ликвидации компании остаются бумаги:
- кадровые документы;
- бухгалтерская отчетность;
- договоры с контрагентами;
- документы налоговой отчетности;
- корреспонденция;
- учредительные документы.
Ответственность за хранение лежит на ликвидаторе (главе ликвидационной комиссии). Именно он занимается подготовкой будущего архива и его передачей на хранение.
Почему важно хранить документы и после прекращения фирмой своей деятельности: дело в том, что их могут затребовать из места хранения. Например, для того, чтобы подтвердить время и место трудоустройства бывшего сотрудника компании, размер его зарплаты. Если документы сохранены, то сделать это легко.
Где хранить бумаги после ликвидации
Место хранения зависит от того, был ли у ООО договор с государственным архивом:
- если да - то все бумаги передаются на хранение в госархив;
- если нет - в архив попадают только кадровые документы.
Конкретный архив, или другое место для хранения выбирает ликвидатор. Если предприятие закрывалось по причине банкротства, то этими полномочиями наделяется конкурсный управляющий.
В некоторых случаях бумаги могут передать для хранения и третьему лицу: например, одному из участников ООО. Но выбирать того, кому отдадут документы для сохранения, будет все так же ликвидатор или конкурсный управляющий.
Как и когда сдают документы в архив
В Архив обязательно сдают документы, касающееся персонала предприятия, бумаги, относящиеся к Архивному фонду РФ, а также те, чей срок хранения еще не закончился. Это зафиксировано в части 10 статьи 23 ФЗ №125.
Но просто собрать бумаги в стопку и отвезти их в Архив нельзя: перед сдачей документы обязательно нужно подготовить.
Как это происходит:
- документы разделяются по отдельным папкам, учитывая сроки их хранения;
- каждая папка (дело) не должна содержать более 250 листов;
- при формировании папок используют те же обозначения, что применялись в период работы ООО;
- документы подшиваются в папку в единственном экземпляре – никакие копии не нужны;
- бумаги нужно складывать в хронологическом порядке.
Для того, чтобы архив принял на хранение документацию ООО после ликвидации, бумаги должны быть только в «правильном» виде, а именно:
- пронумерованы;
- подшиты;
- структурированы (разложены в хронологическом порядке, учтены сроки хранения);
- иметь внутреннюю опись.
Кроме того, важен и титульный лист папок: он тоже должен соответствовать установленным правилам.
Почему документы нельзя утилизировать
Ликвидация компании не предполагает уничтожения документации – бумаги могут периодически запрашиваться различными госорганами: судами, пенсионным фондом и даже частными лицами (например, бывшими работниками предприятия).
Если у ООО не было договора с госархивом, то на хранение в это учреждение попадет только кадровое делопроизводство: трудовые книжки, личные карточки и прочие.
Место хранения других документов определяет ликвидатор или конкурсный управляющий (если ООО закрывается из-за банкротства).
Получается, что вся бухгалтерская и налоговая документация должна храниться у ликвидатора (конкурсного управляющего) или того лица, которым он назначит ответственным за это в течение установленного времени.
Если сроки хранения не соблюдать
Если бумаги, оставшиеся после закрытия предприятия, просто выбросить или неправильно хранить, то можно получить штраф – это предусмотрено статьей 13.25 КоАП РФ.
Размер взыскания будет зависеть от того, кого привлекут к административной ответственности:
- если должностное лицо, то он «отделается» уплатой 2500 рублей;
- если организации, то величина наказания составит 200 – 300 тыс. рублей.
Суммы солидные, поэтому сроки и правила хранения документации лучше не нарушать.
Кроме того сохранять документы какое-то время в интересах самих учредителей закрывшегося ООО: например, если они потребуются ФНС при проведении проверки и не будут предоставлены, то предприятию могут доначислить налоги расчетным методом. Такая процедура вполне законна (статья 31, пункт 1, подпункт 7 НК РФ и пункт 7 статья 166 НК РФ).
Кто может привлечь к ответственности
Следить за правильностью хранения документации, сроками должны служащие органов, отвечающих за соблюдение законодательства в архивном деле (статья 28.3, пункт 59 КоАП РФ).
В 2013 году в статью 23.74 КоАП РФ были внесены изменения. Теперь органом, который наделен полномочиями рассматривать административные дела о ненадлежащем хранении или несоблюдении сроков акционерных обществ (статья 13.25, часть 1) и страховых компаний (статья 13.25, часть 3) выступает Банк России.
Для ООО такой орган не установлен (статья 13.25, часть 2).
Что будет, если документы уничтожены пожаром или украдены
Не нужно думать, что если произошел форс–мажор, то он все спишет – это не так. Ответственность за ненадлежащее хранение все равно сохраняется.
Чтобы избежать этого, нужно:
- получить справку о происшествии;
- предпринять действия, направленные на восстановление утраченных документов;
- найти (постараться найти) доказательства о том, что происшествие случилось по независящим обстоятельствам (например, съемка камер наружного наблюдения, где будет видно, как люди пытались самостоятельно потушить пожар, или обращения в правоохранительные органы с заявлением о взломе и прочее).
Если этого не сделать, то учредители закрывшегося ООО могут попасть в неприятную ситуацию, связанную с расследованиями по делам о мошенничестве, уклонении от уплаты налогов. Отсутствие документации значительно усложнит разбирательство.
Закон обязывает предприятия хранить свою документацию даже после того, как ООО прекратило свое существование. Это нужно для того, чтобы ценная информация, которая содержалась в этих бумагах и могла понадобиться, была в доступе.
Подводим итоги
- Даже после ликвидации компании ее документы должны сохраняться в течение определенного времени.
- Длительность хранения бумаг зависит от типа информации, которую они содержат.
- Основные документы (те, что касаются личного состава) хранятся в архиве. Остальные могут находиться в другом месте.
- Ответственного за сохранность бумаг назначает ликвидатор или конкурсный управляющий.
- Перед сдачей в архив документы нужно подготовить.
- Соблюдение сроков и условий хранения обязательно – нарушителя могут привлечь к административной ответственности.
- Если документация уничтожена пожаром или утеряна, ее нужно стараться восстановить.
Остались вопросы? Позвоните нам!
Подробная консультация эксперта - БЕСПЛАТНО
Рекомендуемые статьи
СтройЮрист - компания федерального уровня
