Как оформить электронную подпись для ООО

Цифровая подпись - это аналог обычной рукописной подписи, используемый для подтверждения подлинности электронного документа.

Если ранее физ лица могли получить подпись на сайте ведомств или в МФЦ, то с 01.07.21 года эту работу взяли на себя налоговики, а с 2022 года это смогут делать только в ФНС и нескольких Удостоверяющих центров.

Представляет из себя такая ЭЦП набор ключей, записанных на специальный токен.

В законодательных документах электронная подпись фигурирует в 65-ФЗ (от 6 апреля 2011 года), а также в 476-ФЗ (от 27 декабря 2019 года). Если первый документ можно считать основой, регулирующей правила работы с ЭП, то второй, вступивший в силу с 01.07.2020 года, внес в эту основу некоторые изменения. Они регулируют постепенное введение новых особенностей работы с ЭЦП (квалифицированной и нет) с 2020 по 2022 годы.

Использование электронной цифровой подписи - это отличный способ, позволяющий обеспечить защиту от изменений третьими лицами, а также удостоверить личность подписывающего лица. Для того, чтобы подписать обращение в государственные органы подойдет только особая ЭЦП. Они делятся на три основных вида:

1. Простая, указывающая данные отправителя. Такая подпись не гарантирует отсутствие изменений в документе в будущем, а также не признается с юридической стороны. Она может использоваться, например, для входа на сайт, подтверждения оплаты. То есть сюда можно отнести одноразовые пароли, коды и SMS-сообщения.
2. Неквалифицированная усиленная - идентифицирует личность подписывающего, не дает изменить документ после подписания, однако, не обладает юридической силой. С ней можно участвовать в электронных торгах, запрашивать документы на сайте налоговой службы в личном кабинете, а также организовывать внутренний электронный документооборот.
3. С помощью УКЭП, то есть усиленной квалифицированной электронной подписи, можно не только идентифицировать личность заявителя, но и гарантировать защиту от изменений в документе, зашифровать информацию, сделать копирование невозможным. При этом уровень шифрования сертифицирован ФСБ РФ. 

Так какая электронная подпись нужна для регистрации ООО? Для подписи документов, направляемых в государственные органы, допустим только последний вид ЭП.

Электронная подпись аналогична по своему смыслу рукописной, то есть также выполняет функцию подтверждения юридической значимости документа. Но, в отличие от традиционной, с помощью ЭЦП подписываются исключительно онлайн-документы, одновременно в ней фиксируется их содержание, то есть изменить их после подписания будет невозможно.

ЭЦП содержит открытый ключ (сертификат), а также криптографическую часть, то есть закрытый ключ. Таким образом документ шифруется, а наличие ключа помогает расшифровать запись.

Получить электронную подпись не составит большого труда, если следовать четким инструкциям. Зачастую достаточно много времени тратится именно на поиск информации и исправление ошибок. Воспользуйтесь нашей инструкцией и получение ЭЦП пройдет легко и быстро.

Разделить процедуру оформления можно на четыре основных этапа:

1. Подготовка документов.
2. Подача заявления.
3. Выдача ЭП в налоговой службе.
4. Подготовка ПК к работе с электронной подписью.

Рассмотрим каждый из этапов подробнее.

Этап 1. Подготовка к получению ЭЦП

Потребуется выпуск ЭЦП - это бесплатная услуга, предоставляемая налоговой службой. Но потратить приблизительно 1,5 тысячи рублей всё же придется, если у вас нет специальной флеш-карты, работающей через USB, ведь записывается электронная подпись именно на такой накопитель.

Следует обратить внимание, что подойдет не любая "флешка", а только токен с сертификатом подлинности ФСТЭК. Другими словами, такой накопитель обязательно должен приниматься налоговой службой.

Встречаются случаи, когда сотрудники ФНС соглашались на запись сертификата на любую флешку, предоставленную клиентом, но это скорее везение и невнимательность налоговиков.

Кроме токена необходимо подготовить паспорт и СНИЛС.

Этап 2. Подача заявления на выпуск подписи

После того, как все необходимое подготовлено, можно заняться оформлением заявления. Сделать это можно на официальном сайте налоговой службы в личном кабинете налогоплательщика.

Отдельно стоит подчеркнуть, что авторизоваться нужно именно в кабинете физлица, даже если подпись требуется для организации или ИП. Войти в личный кабинет можно либо с помощью номера ИНН и пароля, полученного в отделении налоговой службы, либо через Госуслуги.

После входа в личный кабинет перейдите в раздел "Жизненные ситуации", далее прокрутите вниз до кнопки "Получить квалифицированную электронную подпись".

Именно на этом этапе можно выбрать цель получения ЭЦП - для ИП или компании.

Обязательно проверьте корректность заполненных сведений в разделе "Данные налогоплательщика". В случае ошибок в выдаче ЭЦП могут отказать. Вся информация должна быть актуальна на момент подачи заявления и совпадать с данными, хранящимися в ФНС.

Если же возникли какие-то спорные моменты на этом этапе, например, в ФНС указан устаревший номер СНИЛС, то можно направить заявку на изменения сведений онлайн или лично при обращении в вашу ИФНС.

После того, как вы удостоверились в правильности введенной информации, нажмите “Далее”, просмотрите заявление по ссылке и, если вы согласны с его текстом, жмите "Отправить".

После отправки появится сообщение, что рассмотрение займет 5 дней, но, как правило, это происходит быстрее. Ответ придет в раздел "Сообщения". В случае одобрения уже можно отправляться в отделение ФНС, взяв с собой токен.

Обязательно уточните, в какой налоговой можно записать ЭЦП на токен, даже если в сообщении написано, что вы можете обратиться в любое отделение.

Этап 3. Получение подписи в ФНС

При визите в ФНС вас подробно проинструктируют о дальнейших действиях. Основная задача на этом этапе - взять с собой всё необходимое, а именно:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. Флешку, то есть USB-токен и сертификат на него.
3. СНИЛС.

После записи электронной подписи на USB-ключ он будет действовать 1 год и 3 месяца. Когда до окончания останется 2 недели, его можно будет продлить в личном кабинете налогоплательщика. При продлении посещать ФНС будет не обязательно.

Этап 4. Настройка компьютера для работы с ЭЦП

Для работы с электронной цифровой подписью понадобится произвести небольшую настройку ПК. Лучше всего для этой цели обратиться к штатному IT-специалисту вашей компании, но, если его нет, то вы можете опираться на нашу инструкцию.

Рассмотрим порядок действий на примере электронной подписи индивидуального предпринимателя. Если вы оформляете ЭЦП для ООО - действия будут приблизительно такие:

1. Выберите браузер, через который будете производить настройку. Работа через разные интернет-браузеры может отличаться. В нашем примере мы рассматриваем подключение через Яндекс.браузер, но можно попробовать и другие варианты.

2. Установите криптопровайдер. Налоговая служба на текущий момент времени регистрирует ЭЦП для работы через КриптоПро. В сути существуют инструкции для настройки через VipNet, но, скорее всего, это будет невозможно. Установить и использовать одновременно оба криптопровайдера не получится, поэтому советуем сразу начать настройку КриптоПро.

Для этого:

• скачайте файл установки криптопровайдера и плагин для яндекс.браузера и установите их;
• вставьте токен в компьютер и запустите КриптоПро CSP;
• в разделе Сервис выберите "Просмотреть сертификаты в контейнере" и выберите ваш USB-накопитель;
• во всплывающем окне нажмите "Установить сертификат";
• откройте меню настройки яндекс.браузера, далее "Системных" отметьте пункт "Подключаться к сайтам, использующим шифрование по ГОСТ";
• переходим к панели управления ПК, для чего необходимо нажать Пуск-Панель управления либо, в более новых моделях Windows, рядом с кнопкой Пуск нажать на значок лупы и найти через поиск "Панель управления";
• в разделе Свойства Браузера выберите "Безопасность", затем "Безопасные узлы", далее "Сайты". В открывшийся список впишите сайты http://lkul.nalog.ru и https://lkul.nalog.ru;
• после проделанных шагов войдите в личный кабинет, выберите "Проверка выполнения условий доступа к личному кабинету" и запустите проверку. При удачном исходе сервис потребует дать разрешение на доступ к ключу, что и требуется сделать.

Если же после всех произведенных манипуляций всё же не удалось подключиться, то обратите внимание на антивирус - если он есть, временно отключите его. Если такой метод также не помог - обратитесь за помощью к IT-специалистам.

Проверить подлинность ЭЦП можно на портале Госуслуг.

В личном кабинете портала можно увидеть все электронные подписи, которые были оформлены на вас, включая подробные данные о них, такие как серийный номер, выдавшую сертификат УЦ, а также ее срок действия.

Это поможет избежать волнения, что кто-то выпустит подпись на ваше имя и проведет с ее помощью какие-либо махинации.

- А если срок действия ЭП заканчивается в 2022 году в марте?

- Согласно разъяснению от Минцифры Российской Федерации, такая подпись будет действовать весь свой срок, то есть до марта 2022 года, не будет обнуляться 01.01.2022 года. Но оформить новую подпись после 1 января можно будет только в ФНС.

- Кто может обратиться за услугой по выдаче квалифицированной электронной подписи (ЭП) в Удостоверяющий центр ФНС России?

- Такое обращение разрешено для юр лиц (доверенность на действия от имени организации не требуется), ИП и нотариусов.

Некоторые категории юридических лиц не могут воспользоваться услугой лично, только через другие ведомства:

1. Физлица и лица, выступающие от имени компании по доверенности обращаются в коммерческие удостоверяющие центры (после их переаккредитации).

2. Должностные лица госорганов, а также органов местного самоуправления или подведомственных органу государственному/местного самоуправления должны обращаться в удостоверяющий центр Федерального Казначейства.

3. ИП, работающие в сферах, указанных в ч. 1 ст. 76.1 86-ФЗ от 10 июля 2002 года, а также кредитные организации, некредитные финорганизации и операторы платежных систем получают ЭЦП в удостоверяющем центре ЦБ РФ.

- Куда можно обратиться за получением электронной подписи?

- Получить ЭЦП можно только при личном визите в перечисленные отделения ФНС в операционный зал 

- Где можно использовать ЭП?

- Вы можете воспользоваться личным кабинетом, а также работать в других системах, например, СБИС. Кроме того, такая ЭЦП подойдет и для подписывания документов на всех электронных площадках и сервисах, подписи деклараций через сторонних операторов и сервисы, сдавать прочие налоговые отчеты, менять данные в ЕГРЮЛ и ЕГРИП.